Gründe für ein Produktdatenmanagement

Vor der Einführung eines PIM Systems klären wir gemeinsam mit Interessenten und Kunden die Fragestellung, warum ein PIM eingesetzt werden soll. Denn nur durch diese Definition finden Sie auch den Weg zum passenden System. Im Vordergrund steht also die Frage, welche Ziele Sie kurz-, mittel- und langfristig mit der Entscheidung für ein zentrales System zum Produktdatenmanagement verfolgen? Im folgenden skizzieren wir Ihnen typische Faktoren aus unserer Erfahrung.

In unseren Gesprächen kristallisieren sich immer wieder die folgende Gründe für ein PIM System heraus:

Zentrale Datenhaltung

In vielen Unternehmen ist Microsoft Excel nach wie vor das Maß aller Dinge, bzw. Produktdaten. Mitarbeiter in unterschiedlichsten Abteilungen arbeiten mit Excel Listen, um für Ihre jeweiligen Zwecke Produktdaten zu verwalten.

Vorteil dabei ist, jeder hat Excel und die meisten können es auch bedienen. Nachteilig sind aber die mangelnde Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die Änderungsverfolgung, das gleichzeitige Bearbeiten verschiedener Datensätze, die Unübersichtlichkeit und die geringe Flexibilität in der Kommunikation mit anderen Systemen.

Die Verwendung von Excel führt in den meisten Fällen dazu, dass gleiche Produktdaten an unterschiedlichsten Stellen vorhanden sind. D.h. es gibt keinen Single Point of Truth, d.h. eine Stelle im Unternehmen, an der korrekte und aktuelle Produktinformationen vorhanden sind. Gerade bei unterschiedlichsten Kanälen, die auf Produktdaten zurückgreifen, ist die zentrale Datenhaltung vorteilhaft. Nur so kann sichergestellt werden, dass im Onlineshop, auf Marktplätzen, im Katalog, in Social Media Kanälen, für Händler usw. immer die gleichen Produktdaten bereit stehen.

Der Wunsch nach einer zentralen Datenhaltung ist zumeist das erste Ziel für ein PIM Projekt. Nach Sicherstellung der zentralen Datenhaltung folgen meist dann die weiteren Ziele:

Bessere Datenqualität

Sobald alle Produktdaten in einem PIM System integriert sind, kann eine Analyse der Datenqualität erfolgen. D.h. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen definieren, was ein Produktdatensatz beinhalten muss, um eine gute Datenqualität zu erfüllen.

So sind zum Beispiel im E-Commerce Bereich für einen Onlineshop Produktdaten erforderlich, die suchmaschinenoptimiert sind. In einem ersten Schritt müssen zum Beispiel die Meta Informationen Meta Title und Meta Description gepflegt sein, damit eine Suchmaschine wie Google die Produktdaten finden kann.

Folglich kann im PIM System definiert werden, dass der Produktdatensatz dann als qualitativ gut gilt, wenn die Meta Informationen ausgefüllt sind. In Pimcore, unserem präferierten PIM System, implementieren wir zu diesem Zweck oftmals ein Dashboard, um an einer Stelle eine Übersicht über die erledigte und noch zu erledigenden Aufgaben zu haben. Der Stand der Datenqualität wird somit jeden Tag sichtbar.

Intelligente Prozesse

Vorteil eines PIM Systems ist die Möglichkeit der Zusammenarbeit. D.h. unterschiedliche Mitarbeiter eines Unternehmens arbeiten an dem gleichen Datenbestand. Über das Rechte- und Benutzermanagement eines PIM Systems kann die Administration des Systems genau definieren, welche Möglichkeiten ein Benutzer hat. Zusätzlich kann über Workflows definiert werden, welche Schritte und Prozesse ein Datensatz durchlaufen muss, bevor er an einen Kommunikationskanal ausgespielt wird. Im Optimalfall wird der gesamte Produktlebenszyklus eines Produkts im PIM System abgebildet, von der Erstanlage aus dem ERP System bis zur Archivierung der Produktdaten nach Einstellung eines Produkts.

Auch externe Ressourcen zum Beispiel bei der Übersetzung von Produktdaten lassen sich in ein PIM System sehr gut integrieren. So ist sichergestellt, dass ein Übersetzer nur die Daten bearbeiten darf, für die er freigegegeben ist. Und nach Fertigstellung der Übersetzung erfolgt eine Qualitätsprüfung zum Beispiel durch die Marketing Abteilung.

Flexibilität

Durch den Einsatz eines PIM Systems verringern sich die Aufwände für die Bereitstellung von Produktdaten. Mitarbeiter in Unternehmen können jederzeit auf den zentralen Datenbestand zurückgreifen und ihn für den gewünschten Einsatz verwenden. Zu diesem Zweck stehen in Pimcore zum Beispiel vielfältige Exportmöglichkeiten zur Verfügung. Sowohl manuelle Exporte zum Beispiel im CSV oder XML Format als auch automatisierte Schnittstellen, um über die API mit anderen Systemen zu kommunizieren. Wir von scope01 bieten zum Beispiel eine PIM Schnittstelle an, um Produktdaten aus Pimcore in einen Onlineshop auf Basis von Shopware zu kommunizieren. Darüber hinaus können Produktdaten an eine Vielzahl von Kanälen ausgespielt werden:

Broschüren und Kataloge, entweder dynamisch generiert aus dem PIM heraus oder über Ausleitungen an Software wie die Adobe Creative Cloud oder Microsoft 365.
Technische Datenblätter, diese generieren wir zumeist dynamisch aus Produktdaten wie Titel, Beschreibung, Eigenschaften und Bilder.
Bereitstellung von Produktdaten als CSV, XLS oder XML Dateien zum Beispiel für Marktplätze, Händler oder Lieferanten

Neben dem Export stehen auch vielfältige Importmöglichkeiten im PIM zur Verfügung. Sowohl über Schnittstellen, um zum Beispiel Stammdaten aus einem ERP System zu importieren. Als auch zum Beispiel über CSV Importer, um Produktdaten mit externen Daten anzureichern.

Die Struktur von Produktdaten unterliegen permanenten Veränderungen. Daher bietet ein PIM System wie Pimcore auch die Möglichkeit, die Datenmodellierung schnell und einfach vorzunehmen. So können Sie Datenumfang und -struktur permanent anpassen.

Warum PIM? Wir beraten Sie gerne.

Für den Einsatz eines PIM Systems gibt es noch viele weitere Gründe. Sprechen Sie mit uns. Und wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten ein PIM System für Ihre Anforderungen bietet. Und wie wir diese Anforderungen für unsere Kunden umsetzen.