Die Schutzgemeinschaft Deutscher Wald (SDW) setzt sich seit Jahrzehnten für den Schutz der Wälder und die Umweltbildung ein. Über ihren Onlineshop shop.sdw.de vertreibt der Bundesverband Bildungsmaterialien, Bücher, Spiele und Holzartikel. scope01 hat den Shop von OXID eShop auf Shopware migriert. Dabei haben wir die besonderen Anforderungen eines Verbands abgebildet: kostenlose Bestellungen für die Bildungsarbeit, gemischte Steuersätze und die Anbindung an Buchhaltung und Newsletter. Seit 2017 betreuen wir den Shop dauerhaft.
Das Projekt im Überblick
| Kunde | Schutzgemeinschaft Deutscher Wald, Bundesverband, Bonn |
| Branche | Naturschutzverband / NGO |
| System | Shopware, vorher OXID eShop |
| Schnittstellen | DATEV, Newsletter2Go |
| Leistungen | Systemberatung, Migration, Plugin-Anpassung, Belegwesen, Wartung |
Warum ein Verbandsshop anders funktioniert
Ein Onlineshop für einen Verband folgt anderen Regeln als ein klassischer Handelsshop. Ein Teil der Bestellungen bringt keinen Umsatz, weil er dem Satzungszweck dient. Die Geschäftsstelle betreut den Shop neben vielen anderen Aufgaben. Und die Buchhaltung muss jede Transaktion sauber nachweisen können. Ein Standard-Shop deckt diese Anforderungen selten ab. Deshalb stand bei der SDW nicht der Verkauf im Mittelpunkt, sondern ein Shop, der zur Arbeit eines Verbands passt.
Von OXID zu Shopware
Der bisherige OXID-Shop war in die Jahre gekommen. Selbst kleine Anpassungen waren aufwendig, und der Betrieb wurde zunehmend teuer. scope01 hat die SDW zunächst bei der Wahl des neuen Shopsystems beraten. Den Ausschlag für Shopware gaben die niedrigeren Betriebskosten, der große Funktionsumfang im Standard und die einfache Erweiterbarkeit über Plugins. Damit kann die SDW neue Anforderungen umsetzen, ohne jedes Mal individuell entwickeln zu müssen.
Die Migration lief im laufenden Betrieb. Produkte, Kunden und Bestellhistorie haben wir ohne Datenverlust übernommen. Der Shop ist außerdem nahtlos mit der Verbandswebsite sdw.de verzahnt, sodass Besucher ohne Brüche zwischen Informationsangebot und Shop wechseln können.
Ein Shop für die Bildungsarbeit
Einen großen Teil ihres Sortiments gibt die SDW kostenlos ab: Flyer, Broschüren und Bauminfoblätter für Schulen, Kitas und Bildungsprojekte. In vielen Shopsystemen scheitern solche Bestellungen am Zahlungsschritt. Wir haben Konfiguration und Plugins so angepasst, dass 0-Euro-Bestellungen genauso reibungslos durch den Checkout laufen wie kostenpflichtige. Lehrkräfte und Bildungseinrichtungen kommen damit in wenigen Klicks an ihr Material.
Hinzu kommt ein Mischsortiment mit zwei Steuersätzen: 7 % für Druckerzeugnisse und Bücher, 19 % für Holzartikel und Spiele. Die Steuerberechnung ist so angepasst, dass auch gemischte Warenkörbe korrekt abgerechnet werden. Das ist die Grundlage für eine fehlerfreie Buchhaltung.
Automatisierung für die Geschäftsstelle
Je weniger Handarbeit der Shop verursacht, desto mehr Zeit bleibt für die eigentliche Verbandsarbeit. Deshalb lag hier ein Schwerpunkt des Projekts:
- DATEV-Export: Rechnungs- und Transaktionsdaten fließen automatisch in die Verbandsbuchhaltung, ein manuelles Übertragen von Daten entfällt.
- Newsletter2Go: Interessenten und Mitglieder melden sich per Double-Opt-in an und werden automatisch passenden Themengruppen zugeordnet.
- Belegwesen: Rechnungen, Lieferscheine, Stornos und Mahnungen entstehen automatisch im Corporate Design der SDW.
- Mahnwesen: Zahlungserinnerungen und Mahnläufe laufen zeitgesteuert, ohne dass jemand daran denken muss.
- Backend: Eine erweiterte Bestellübersicht mit Sortierung nach Rechnungsnummer und eine Stapelverarbeitung mit Sammelausdrucken erleichtern den Monatsabschluss.
Langfristige Betreuung
Seit dem Livegang betreut scope01 den Shop kontinuierlich mit Wartung und Updates. Neue Anforderungen setzen wir gemeinsam mit der Geschäftsstelle um. So wächst der Shop mit dem Verband mit.
Häufige Fragen
Kann Shopware kostenlose Bestellungen abbilden?
Ja. Mit angepasster Konfiguration und passenden Plugins laufen 0-Euro-Bestellungen ohne Zahlungsschritt durch den Checkout, auch gemischt mit kostenpflichtigen Artikeln.
Lässt sich Shopware an DATEV anbinden?
Ja. Rechnungs- und Transaktionsdaten lassen sich automatisiert exportieren und direkt in der Buchhaltung weiterverarbeiten.
Wie läuft eine Migration von OXID zu Shopware?
Am Anfang stehen eine Analyse des bestehenden Shops und die Auswahl der passenden Shopware-Funktionen und Plugins. Danach werden Produkte, Kunden und Bestellungen übernommen und individuelle Anforderungen umgesetzt. Bei der SDW lief die Migration im laufenden Betrieb ohne Datenverlust.
Sie betreiben einen Shop für einen Verband, eine Stiftung oder eine NGO? Wir kennen die Besonderheiten, von kostenlosen Bestellungen bis zur DATEV-Anbindung. Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht.
