Neuigkeiten

Digitalisierung live: Konformitätserklärungen effizient erstellen mit Pimcore

Konformitätserklärung

Die Franz Mensch GmbH in Buchloe im Allgäu ist ein führender Anbieter und Hersteller von Produkten für Hygiene, Reinigung und Verpackung. Das Familienunternehmen betreibt auch seit mehreren Jahren einen Onlineshop auf Basis von Shopware. Diese E-Commerce Plattform leistet nicht nur in den Zeiten der Corona Pandemie einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Der Webshop wird gemeinsam vom E-Commerce Team von Franz Mensch und von der Internetagentur scope01 aus Frankfurt am Main weiterentwickelt.

Die Produktdaten für den Onlineshop verwalten die Mitarbeiter im PIM System Pimcore und leiten sie dann über die Pimcore PIM Schnittstelle von scope01 an den Shopware Shop aus. Neben der zentralen Datenhaltung bildet Franz Mensch wichtige Prozesse in Pimcore ab. So ist der gesamte Produktlebenszyklus eines Produkts von dem Stammdatenimport aus dem ERP System RS2 bis hin zur Veröffentlichung des Produkts im Shopware Shop integriert. Das Produkt durchläuft dabei mehrere Instanzen vor der erfolgreichen Veröffentlichung.

Was sind Konformitätserklärungen?

Im Rahmen der Prozessautomatisierung, bzw. Digitalisierung von Prozessen hat Franz Mensch gemeinsam mit scope01 die Erstellung von Konformitätserklärungen automatisiert. Eine Konformitätserklärung ist zwingende Voraussetzung für die CE-Kennzeichnung und das Inverkehrbringen des entsprechenden Produktes im europäischen Wirtschaftsraum. So muss zum Beispiel ein Handschuh eine Vielzahl von gesetzlich vorgeschriebenen Normen erfüllen:

Denn nur wenn der Handschuh diese Normen erfüllt, kann Franz Mensch als Hersteller eine Konformitätserklärung erteilen:

Konformitätserklärung PDF Pimcore

Schließlich darf nur mit dieser technischen Dokumentation zum Beispiel ein Medizinprodukt in einer Klinik, einer Arztpraxis oder eine persönliche Schutzausrüstung in einem Unternehmen für Lebensmittel eingesetzt werden.

Durch die Integration von Shopware und Pimcore werden diese Erklärungen als PDF Dokumente im Onlineshop in den Produktdetails automatisch angezeigt:

Vorlagen für Konformitätsklärungen

In Pimcore selbst stehen für die Konformitätserklärungen mehrere Vorlagen zur Verfügung. Die Mitarbeiter können diese Vorlagen flexibel verändern, um neue Typen von Erklärungen schnell und einfach zu erstellen. Grundsätzlich bestehen die Erklärungen aus fixen – nicht veränderbaren – Bestandteilen wie die Informationen zum Unternehmen. Diese fixen Textelemente kann der Benutzer im Backend von Pimcore jederzeit ändern und anschließend alle Dokumente dieses Typs neu generieren. 

Zusätzlich werden bei der Generierung der Dokumente variable Bestandteile berücksichtigt wie Textelemente und Produktdaten aus der PIM Komponente von Pimcore. Dabei ist das Open Source Tool wkhtmltopdf die technische Basis für die PDF Generierung.

In einer Vorschaufunktion kann der Mitarbeiter von Franz Mensch die Erstellung der Dokumente jederzeit kontrollieren. Die Zuordnung von Erklärungen zum Produkt erfolgt über die Eigenschaften eines Produkts. Dabei versioniert Pimcore als PIM System jede erzeugte Version einer Konformitätserklärungen revisionssicher. Schließlich erfolgt die finale Freigabe durch das Qualitätsmanagement von Franz Mensch.

Auf jeden Fall wurde durch die Digitalisierung dieser Prozesse die bisherige manuelle Erstellung der Erklärungen in Microsoft Word abgelöst. So kann Franz Mensch mit dieser Automatisierung Prozesszeit und damit -kosten deutlich senken.

Zuerst werden die Dokumente in den Sprachen Deutsch und Englisch angeboten. Eine Erweiterung auf weitere Sprachen ist aber bereits vorgesehen. Neben den Konformitätserklärungen werden auch technische Datenblätter und Etiketten für die Verpackung dynamisch aus Pimcore heraus generiert. Somit dient Pimcore nicht nur für die zentrale Haltung von Produktdaten, sondern wird zunehmend die Software zur Automatisierung von Prozessen.